Les notaires sont des officiers publics chargés de dresser des actes et contrats auxquels les parties veulent donner un caractère d'authenticité.

Si le notariat en France est très ancien (il a pénétré en France dès la fin du XIe siècle dans les vallées du Briançonnais), les documents antérieurs au XVIe siècle ne sont pas abondants.

De l'enquête faite par M. Baudot 1 en 1962 il résultait que huit départements conservaient des minutes du XIIIe siècle : Bouches du Rhône, Alpes Maritimes, Vaucluse, Pyrénées Orientales, Tarn, Isère, Aveyron et Lozère et vingt cinq autres des minutes du XIVe siècle : Basses Pyrénées, Haute Garonne, Aude, Hérault, Gard 2, Tarn et Garonne, Var, Basses Alpes, Hautes Alpes, Savoie, Drôme et Ardèche, Rhône, Cantal, Haute Loire, Lot, Dordogne, Gironde, Charente, Haute Vienne, Nièvre, Côte d'Or, Eure et Loir, Seine Maritime et Calvados. Dix sept autres ont des minutes du XVe siècle : Gers, Corrèze, Haute Savoie, Charente Maritime, Vienne, Loire Atlantique, Finistère, Indre et Loire, Cher, Jura, Bas Rhin, Marne, Meurthe et Moselle, Loiret, Seine et Oise, Eure et Orne. Presque tous les autres départements, sauf les Ardennes, le Morbihan et L'Ille et Vilaine, dont aucun minutier n'est antérieur au XVIIe siècle, ont des fonds notariaux remontant au XVIe siècle 3.

Quant aux études parisiennes, comme nous le verrons plus loin, le plus ancien document remonte à 1471.

Le généalogiste sera donc surtout amené à consulter les fonds notariaux à compter du XVIe siècle. C'est sur eux que nous insisterons.

A l'origine existent des tabellions qui se font aider par des clercs ou substituts. La monarchie remplace ceux-ci par des notaires et divise leurs attributions par l'ordonnance fondamentale d'Angoulême de novembre 1542 : aux premiers la minute, aux seconds la grosse. Aux notaires la passation des actes, aux tabellions la rédaction en forme authentique. Peu à peu le notaire prend le pas sur le tabellion. Dans certaines régions la charge fusionne : "notaire et tabellion". L'évolution n'atteindra son terme que sous Henri IV où, à la suite de l'ordonnance du mai 1597, survivront seuls les notaires et garde-notes ainsi nommés parce qu'ils ont absorbé en 1578 l'office de garde-notes créé en 1572 sous le prétexte d'assurer la conservation des minutes notariales. L'édit de 1597 supprime les tabellions que le midi n'a par ailleurs jamais connus.

L'ordonnance de Villers-Cotterêts (août 1539) imposera aux notaires de tenir des registres des testaments et contrats. Les actes devaient être signés de deux notaires et l'on devait préciser le nom de celui qui gardait la minute ; mais l'ordonnance de mars 1498 confirmée par celle de novembre 1507, par celle du 11 décembre 1543 et par l'article 166 de l'ordonnance de Blois, autorisait déjà le remplacement du deuxième notaire par deux témoins, cette dernière ordonnance précisant qu'un des témoins au moins devait savoir signer. L'ordonnance de Villers-Cotterêts impose en outre désormais le français comme langue de rédaction des actes au détriment du latin et ceci est confirmé par l'ordonnance de Roussillon de janvier 1563.

L'édit de mars 1693 enjoint aux notaires de faire contrôler leurs actes sous quinzaine. Ils devaient fournir aux bureaux des insinuations des extraits des actes, obligation qui résulte de la déclaration du 19 juillet 1704 et de deux arrêts de règlement rendus au Conseil les 10 mars 1703 et 18 juillet 1724.

Les notaires instrumentaient dans une région déterminée, sauf ceux du Châtelet de Paris, qui pouvaient instrumenter dans toute la France, et ceux d'Orléans et de Montpellier qui pouvaient instrumenter dans toute la France sauf à Paris.

Outre les notaires royaux existaient des notaires seigneuriaux, commis par un seigneur pour instrumenter dans l'étendue de leur justice seigneuriale, et des notaires apostoliques, établis par le pape pour recevoir les actes concernant les matières spirituelles et ecclésiastiques. Les notaires apostoliques étaient dans la pratique concurrencés par les notaires royaux et seigneuriaux. Enfin, les notaires apostoliques, n'étant pas officiers en titre, n'étaient pas tenus de transmettre leurs minutes à leurs successeurs, bien que l'édit des petites dates (juin 1550) leur ait demandé de tenir des registres des procurations pour résignation et de les déposer au greffe dans l'archevêché avec un extrait de tous les actes qu'ils avaient passés dans l'année. En décembre 1691, Louis XIV finit par créer dans chaque évêché des offices de notaires royaux chargés d'être, en outre, notaires apostoliques. Dès février 1693 les notaires du Châtelet rachetèrent ces créations en ce qui les concernait.

Le décret du 29 septembre /6 octobre 1791 sur la nouvelle organisation du notariat supprime la vénélité et l'hérédité des offices (art.1). Il supprime les notaires royaux, les notaires seigneuriaux et les notaires apostoliques et les remplace par des notaires publics. Le choix des notaires se fera sur concours départemental.

La loi du 25 ventôse an XI (15 mai 1803) apportera de nombreuses précisions qui réglementent encore aujourd'hui le notariat français : les notaires y sont définis comme "les fonctionnaires publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions". Ils sont institués à vie. Les actes seront reçus par deux notaires ou par un notaire assisté de deux témoins (art.9). Les notaires seront tenus de garder la minute de tous les actes qu'ils recevront, sauf des certificats de vie, procurations, actes de notoriétés, quittances de fermages de loyers, de salaires, arrérages de pensions et de rentes et autres actes simples "qui d'après les lois peuvent être délivrés en brevet" (art.20). Le droit de délivrer les grosses et les expéditions n'appartiendra qu'au notaire possesseur de la minute (art.21). Le nombre des notaires pour chaque département, leur placement et résidence seront déterminés par le gouvernement (art.31).

La loi du 29 septembre/6 octobre 1791 confie les minutes détenues par les notaires royaux dont l'office est supprimé aux notaires publics les remplaçant, mesure qui est confirmée par l'article 60 de la loi du 25 ventôse an XI. L'article 22 de cette loi interdira même aux notaires de se dessaisir de leurs minutes. Ce texte restera en vigueur jusqu'en 1928, mais il subira de nombreuses brèches. M. Marcel Baudot a décrit les démarches multiples entreprises par des archivistes comme Emile Jolibois, archiviste du Tarn, ou l'inspecteur général des Archives Eugène de Rozière, pour faire déposer aux Archives les minutes anciennes. Ce dernier, sénateur de la Lozère, fit même déposer un projet de loi tendant au dépôt obligatoire des minutes antérieures à 1700, mais il mourut avant d'avoir pu faire aboutir ce projet.

En 1861 Persigny prescrivit le transfert aux Archives départementales des minutiers notariaux se trouvant dans les greffes des tribunaux. Le généalogiste les trouvera en général dans une sous-série de E différente de celle constituée par les dépôts notariaux proprement dits.

Petit à petit, sans attendre une nouvelle législation, convaincus de l'intérêt historique de ces fonds, de nombreux archivistes incitaient les notaires à faire des dépôts amiables aux Archives départementales. Dès le XIXe siècle les chambres des notaires de Troyes (1810-1844), Vierzon (1822), Bourges (1826), Angoulême (1857), Toulon (1864), Besançon (1855), acceptaient de déposer leurs fonds. Ailleurs l'archiviste obtenait le contrôle des archives de la chambre des notaires. En 1899 une enquête révélait la présence dans les Archives départementales de 135000 articles (registres ou liasses de minutes notariales). La Haute Garonne venait en tête avec 30000 articles ; mais, comme l'a fait remarquer M. Baudot, la cadence des dépôts ne pouvait être que lente tant qu'une loi ne viendrait pas modifier la loi de l'an XI.

L'offensive fut lancée après la Première guerre mondiale par Charles-Victor Langlois, directeur des Archives, soutenu par Alexandre Vidier, par Ernest Goyecque et par un ancien archiviste du Cantal devenu sénateur du Morbihan, au demeurant éminent juriste, Roger Grand, qui fit voter la loi du 14 mars 1928. Celle-ci autorisait les notaires à déposer leurs archives aux Archives nationales (pour Paris et le département e la Seine) et aux Archives départementales (pour les autres départements) avec l'accord des conseils généraux des départements. Entre 1928 et 1962, 1935 minutiers furent déposés totalisant 78431 mètres linéaires dont 66031 pour les Archives départementales. Les dépôts se sont très vivement poursuivis depuis cette date.

La loi de 1928 ne prévoyait que le dépôt des minutes de plus de 125 ans. En fait, beaucoup de notaires demandèrent à déposer des minutes plus récentes, certains ne gardant même, parfois, par-devers eux que trente années. C'est ce qui fait qu'un arrêté du ministère de la Justice du 17 mai 1971 (JO du 24 juillet) n'autorisa les archivistes à communiquer les minutes notariales que si elles avaient plus de cent ans, mesure qui est toujours en vigueur.

Un dernier stade sera accompli par la loi du 3 janvier 1979, dont l'article 3 considère désormais comme archives publiques les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. Le versement des archives notariales anciennes devient donc obligatoire, ce qui devrait permettre d'accélérer l'entrée aux Archives des minutes centenaires encore conservées chez les notaires.

Il est inutile de préciser qu'en 1981 la totalité des fonds notariaux de plus de cent ans était loin d'être versée.

Le répertoire est un résumé chronologique des minutes reçues par un notaire avec, en général, mention de la date, du nom des principales parties intéressées et indication de la nature de l'acte. La table est un relevé des noms de personnes concernées pour une ou plusieurs années d'un minutier.

Sous l'Ancien Régime, aucun texte n'oblige les notaires à dresser ces répertoires. Lorsqu'ils les rédigent, ils le font de leur propre chef. Ceux-ci sont donc rares, sauf à Paris où, nous le verrons, leur rédaction a été systématique. Lorsqu'il existe des tables, au XVIIe siècle elles sont en général par ordre de prénoms, ce qui ne simplifie pas la tâche du chercheur, tandis qu'au XVIIIe siècle, elles sont par ordre de noms. Toutefois à Paris, dès le XVIIe siècle, les tables sont par ordre alphabétique des noms.

Le caractère non obligatoire des répertoires avant la Révolution française est confirmé par l'article 12 du titre III du décret du 29 septembre 1791, qui précise qu'après la répartition des minutes entre les mains des notaires publics, qui désormais vont remplacer les notaires royaux, ils "dresseront en outre dans lies six mois du dépôt, un répertoire exact des minutes, s'il n'en existait pas lors de la distribution". L'article 10 donne la même précision pour les notaires seigneuriaux : "A l'égard des minutes existant dans les archives des ci-devant seigneurs ou entre les mains de toutes autres personnes privées, elles seront remises avec les répertoires, s'il s'en trouve, au plus ancien notaire public de la résidence voisine ?". Rares semblent avoir été dans les départements les notaires qui ont dressé le répertoire de ces minutes anciennes, à la suite de l'article 10 du décret de 1791.

L'obligation de tenir des répertoires remonte au décret de 1791. L'article 16 du titre III précise "A compter du 1er janvier 1793 les notaires seront tenus de déposer, dans les deux premiers mois de chaque année, au greffe du tribunal de leur immatriculation, un double par eux certifié du répertoire des actes qu'ils auront reçus dans le cours de l'année précédente, à peine de cent livres d'amende par chaque mois de retard". Le répertoire doit donc être désormais tenu en double. C'est ce qui fait que le généalogiste pourra disposer à partir de 1793 de deux exemplaires du même répertoire aux Archives départementales : le premier dans les archives notariales (série E) et le second dans les archives des greffes (série U).

Dans son article 29 la loi du 25 ventôse an XI (15mai 1803) confirmera l'obligation de la tenue des répertoires : "Les notaires tiendront répertoire de tous les actes qu'ils recevront". L'article suivant précise ce qu'ils doivent contenir : "Les répertoires seront visés, cotés et paraphés par le président, ou à son défaut par un autre juge du tribunal civil de la résidence : ils contiendront la date, la nature et l'espèce de l'acte, les noms des parties et la relation de l'enregistrement".

Ajoutons qu'aux XIXe et XXe siècles certains notaires ont en outre rédigé sur registres des tables alphabétiques de clients.

Outre les minutes, les notaires conservent souvent des dossiers qu'ils ont l'autorisation de détruire et qui sont rarement déposés aux Archives départementales. Il faut bien reconnaître que les archivistes sont souvent effrayés de la masse que représenterait leur dépôt. On y trouve cependant, regroupées par familles, de nombreuses pièces (correspondances, expéditions, pièces à l'appui comprenant parfois des documents d'Ancien Régime). Lorsque ces dossiers existent ils simplifieront souvent la tâche du généalogiste. Rappelons toutefois que les dossiers de clients sont des fonds privés, dont les Archives n'ont que le dépôt et dont la communication est soumise à autorisation.