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Un ou plusieurs Fichiers ?

Suite au démarrage de votre généalogie sur informatique, la première action est de créer un fichier.
Ce fichier doit-il être unique et contenir l'ensemble de la généalogie ou est-il préférable d'en créer plusieurs. Pourquoi le faire et comment ?

Réponse : Un seul fichier sauf cas particulier.

Pour le fichier unique

deux branches ascendantes éloignées géographiquement peuvent avoir des descendances qui vont se rencontrer pour des unions. Le cas est signalé
  • Parce qu'on ne sait jamais quand on peut tomber sur un implexe
  • Parce qu'il est plus facile de gérer un seul fichier que deux : procédures de sauvegarde, geneanet
  • Parce qu'il n'y a pas d'intérêt à séparer les branches
  • Evite la re-saisie des communes
Exemples
  • 22.000 individus dont une étude sur un patronyme particulier. Temporairement : 3 ou 4 fichiers extraits de la base sans mises à jour. En cas de besoin rafraîchissement par un nouvel extrait du fichier de base. Familles imbriquées.
  • 140.000 individus. Gérés avec un logiciel dit archaïque (Griot). Plusieurs études générées à l'intérieur dont : ascendance et collatéraux, étude socio-démographique sur une commune (résidents, mouvements entrants et sortants ...), étude d'une profession sur 5 départements.

Le fichier unique permet d'interroger à volonté. Il existe un code permettant d'identifier l'appartenance à telle ou telle étude (certaines individus appartiennent à plusieurs). Il existe des cousins communs même si au départ les recherches concernaient deux départements séparés d'un autre département.

Cas avec plusieurs fichiers

(très peu usité)

Environnement technique 
capacité de stockage du logiciel (limitation des fiches pour certaines versions premier prix) ou vitesse de traitement des données liées au logiciel et/ou au matériel.
  • type de travail réalisé. La recherche systématique d'un patronyme peut amener à préférer la création d'un fichier spécifique.
  • données elles-mêmes (origine des individus, importance du stockage des medias). En généalogie descendante l'étude d'une branche émigrée sans points communs raisonnable avec le reste. En généalogie ascendante l'étude d'une ascendance très éloignée géographiquement
  • Organisation propre (par exemple : un fichier principal uniquement avec ce qui est prouvé et d'autres fichiers avec ce qui provient de tiers).
Exemple 
Père du Languedoc, mère du nord. Quelques milliers d'individus de chaque coté en ascendance, descendance, collatéraux, témoins MAIS aussi des individus (ou des groupes familiaux) isolés de part et d'autres sans lien avec les autres. Ils sont dans votre fichier car vous suspectez une parenté. Le fichier grossit au fil des ans. Une recherche/saisie implique la totalité du fichier.
Une scission du fichier en deux est délicate à cause des individus/groupes isolés. Si au contraire vous aviez choisi au départ la séparation et que vous souhaitiez revenir sur ce choix la fusion est facile.

Et si vous changiez de politique

  • Fusion de fichiers : complexe si les doublons sont fréquents
  • Fusion de fichiers : simple s'il n'existe qu'un seul point de jonction entre deux fichiers et en supposant la saisie homogène (une seule personne)
  • Séparation de fichiers : simple pour des extractions ou publication
  • Séparation de fichier : simple avec l'existence d'une zone pour spécifier l'étude concernée.
  • Séparation de fichiers : compliquée si plusieurs milliers d'individus et si saisie d'individus sans liens.