Projet Espace Bénévoles

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Page destinée à recueillir les expressions de besoin pour un outil de gestion des bénévoles.

Nom de la première version de l'outil actuellement opérationnel 
BénévolesGenWeb
Deuxième appellation
Mon Compte FGW ou Mon FGW
Données 
en 20 janv 2012: 500 bénévoles inscrits sur la base (moins les 150 adhérents 2011 - 2012) , soit 350 personnes se sont inscrites: il faudrait définir pourquoi et ce qu'elles attendent !
Potentiellement le besoin pourrait concerner plusieurs milliers de bénévoles.
Système actuel 
il remplit de nombreux services efficacement pour les adhérents :
  • suivi des adhésions
  • coordonnées des adhérents
  • renouvellement des adhésions
  • convocation AG
  • transmission des pouvoirs pour AG


L'expression de besoin concerne prioritairement la gestion des bénévoles. Ils sont majoritaires et ils ne sont majoritairement pas adhérents.

  • Qui peut s'inscrire comme bénévole : bénévole régulier ? ou bénévole occasionnel ?
  • Quels critères pour s'inscrire ?
  • Qui contrôle/valide (s'il y a un contrôle) l'inscription d'un bénévole ?
  • Le statut de bénévole est-il permanent ? pour combien de temps ?
  • Quels avantages ?
  • Quel interaction avec les services où le bénévole opère ?
  • Comment faciliter au bénévole son accès à son service ?
  • Comment le gestionnaire de service peut suivre les bénévoles de son service ?


L'utilisation de l'API devrait être généralisée sur les différents services FGW ce qui clarifierait
  • le nom du service;
  • la mémorisation des codes d'accès qui deviendraient uniques pour tout FGW;
  • et permettrait d'utiliser cet espace.

Il faudrait s'atteler donc en 2012 à modifier les scripts des services qui ont besoin de cette API (Entraide, ... (à ajouter par les gestionnaires concernés) Purdey 13 janvier 2012 à 12:25 (CET)


En d'autres termes cet espace doit-il ne pas être un espace mais une base "invisible" ou alors un espace ou l'on peut y trouver qqs liens et infos concernant les adhérents et les bénévoles, afin d'avoir un lien entre l'association et les bénévoles qui y participent et/ou cotisent. Purdey 20 janvier 2012 à 17:27 (CET)


Idées 
  • chaque bénévole inscrit a sur son compte un choix de services à cocher où il participe
  • permet à un gestionnaire de service de ressortir une liste des bénévoles qui ont coché pour leur service (par tableau : moteur de recherche)

--> suppose que tout un chacun peut alors cocher à sa convenance, donc dans ce cas comment alors faire le tri entre les bénévoles réellement actifs dans le service et ceux qui cochent sans s'engager ou sans s'être renseigné avant (ou qui confondent avec l'accessibilité audit service) ou pour le plaisir.

  • pour l'entraide par exemple il est impossible de surveiller tous les bénévoles et pas facile non plus de demander a chaque gestionnaire de

faire le tri. En 1 an on a 500 inscrits dont 150 adhérents quelques uns pour les services qui ont mis en place l'API disons 50, reste 300 inscrits ! Après plusieurs années cela sera ingérable.

Par exemple 22 janvier 2011, recherche des coordinateurs entraide qui étaient inscrits. Résultat : 17 sur 67 dont certains sont adhérents d'autres coordinateur traduction (qui a adopté l'API) et 1 qui vient de s'inscrire suite a ma demande pour prévoir la mise en place de l'API pour les coordinateurs de l'entraide J'ai du faire un copier coller de chaque nom pour vérifier si une inscription était à ce nom et relever l'identifiant affiché. Quand on passera aux bénévoles : 818 actifs et 3228 non-actifs ...


D'un autre coté la base des bénévoles entraide/traduction permet à chaque coordinateur de mettre si ce bénévole est actif ou non.

Autre possibilités
  • un gestionnaire en mal de petites mains (biblio, maires, cim ... ) pourrait a partir de cette base ressortir les habitants de telle département et les contacter pour leur demander de l'aide a petites doses et sans passer pour un spammeur.
  • lors d'un salon vérifier les inscrits de la région et les informer de notre présence à proximité


Définition des limites et des besoins
  • formulaire de demande de participation : l'adapter à l'API pour que le proposant mette son identifiant Mon FGW et qu'il soit pré-rempli