Assemblée générale FGW 2016 : Différence entre versions

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* 20h30 à 21h30 : Assemblée Générale. Bilans (rapport moral et financier) et élections du CA.
 
* 20h30 à 21h30 : Assemblée Générale. Bilans (rapport moral et financier) et élections du CA.
* 21h30 : Réunion du Conseil d'Administration
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* 22h30 : Réunion du Conseil d'Administration
  
 
=== Participants Invités ===
 
=== Participants Invités ===

Version du 20 juin 2017 à 10:18

Informations pratiques

Lieu

Groupe Yahoo des Adherents_FGW sur internet

Date, lieu et Horaires

  • Le lundi 19 juin 2017 / s'inscrire à l'adresse http://www.francegenweb.org/_fgw-ag/
  • 20h30 à 21h30 : Assemblée Générale. Bilans (rapport moral et financier) et élections du CA.
  • 22h30 : Réunion du Conseil d'Administration

Participants Invités

  • 64 adhérent.e.s à jour de leur cotisation
  • Toute personne souhaitant s'informer. Seuls les adhérents peuvent voter.

Assemblée Générale

--Purdey 19 juin 2017 à **:** (CET)

Introduction, Présents & Répartition des votes

  • Ouverture de l'Assemblée Générale ordinaire
  • Présents (dans l'ordre d'intervention) : Jacques Louvel, Sandy-Pascal Andriant, Frédéric Béziaud, Claire Bidault, Christine Fagalde, Régine Maison, Jean-Claude Husson, Béatrice Bertrand, Gilbert Revel, Yves Vergez
  • Nombre de pouvoirs à répartir (art 1.1 du Règlement) : 14.
    • Pouvoirs reçus via la page web dédiée : Jacqueline Bourouliou, Marie-Claude Deluzurieux, Bernard Herrou, Martine Janetti, Claude Meslin, Régine Maison, Daniel Peyre, Jean Louis Pourcin, Jean-Marie Quidet, Claude Renard, Guillaume Roelly.
    • Pouvoirs reçus par courrier : Dominique Fauché, Marc Molinari, Jean-Claude Alexandre-dit-Laperdrix
  • Répartition virtuelle des pouvoirs parmi les présents.

Rapport moral

Nous avons connu en 2016 et au début de 2017 une série de péripéties dues à un changement important dans nos serveurs.

  • 1. Le serveur web a été profondément modifié et nous avons dû réécrire une bonne partie des programmes (en php) qui assurent le bon fonctionnement du site. Ces changement techniques ont malheureusement entraîné parfois des interruptions de service.
  • 2. Pour des raisons de coût, le nombre de nos adresses de courriel a été sérieusement diminué, nous obligeant à revoir nos stratégies. En effet, les principaux services fonctionnaient en utilisant un grand nombre d'adresses (plus de 600 au total) et nous avons dû réussir à obtenir les mêmes résultats avec seulement 50 adresses.

Nous avons fourni collectivement un gros effort et je dois dire que nous en ressentons actuellement le contrecoup. Une petite baisse de régime s'est faite sentir ces deniers mois. Mais l'équipe est toujours soudée et prête à de nouveaux efforts.

Rapport de "grands" services : Cousins, Entraide/traduction, wiki/site

Ensuite, les responsables de services qui le souhaitaient pouvaient présenter leur bilan.

Bilan général du site

Pages vues 2015 1.0556.330, vs 2014 -57,1%
Visites 2015 1.499.738, vs 2014 -44,2%
Visiteurs cumulés 2015 1.300.336, vs 2014 -42,6%
Chapitres : Visites en 2015 (vs 2014) Chargements (vs 2014)
Total 1.499.738 -44,2% 10556 330 -57,1%
memorial 450.773 -67,5% 4.345.713 -71,0%
blogs, wiki 381.543 -10,3% 943.592 -13,4%
portail et pages centrales 223.526 -21,3% 390.409 -17,9%
cousins 134.699 -25,4% 891.389 -31,6%
1914-1918 122.845 -60,8% 925.789 -64,5%
maires 92.910 -31,4% 196.029 - 48,9%
portails dgw/ rgw 80.833 -21,3% 322.833 -9,9%
entraide/ trad 76.386 -18,6% 303.348 -19,5%
cim 62.484 -27,0% 394.072 -19,7%
actes en vrac 56.477 -24,4% 477.684 -23,5%
heraldique 51.235 -23,5% 403.540 -22,8%
Multibases 50.163 -27,0% 106.464 -22,8%
annu 41.434 -29,1% 107.556 - 29,9%
migranet 39.744 +18,5% 242.135 +26,9%
communes 37.056 -39,7% 145.636 -40,6%
notaires
archive
fils infos news
mar. napoléon
protestant
culte
lafayette
photogenweb
moncompte
biblio
divers

Annuaires

Bénévoles - Mon-Compte

Cette base sert quasi uniquement a gérer les adhérents et leurs cotisations.
Cependant l'entraide et traduction utilisent pour les coordinateurs l’accès réservé. Evolution envisagée pour l'accès des bénévoles toujours en attente

Biblio par Claude RENARD

Le transfert de [http://www.francegenweb.org/biblio3/bib/opac_css/ BiblioGW] sur le nouveau logiciel en ligne [http://www.sigb.net PMB] a été achevé durant l'année 2016 après 1 ans ½ de travail important de quelques bénévoles.
Travail fastidieux. Certains se sont découragés en cours de route.
Merci à tous, notamment à ceux qui ont poursuivi l'aventure jusqu'au bout.
31791 références dont 7515 concernant des ouvrages qui se trouvent à la FFG à Pantin et accessibles à tous.
Le lien a été fourni à la Fédération Française de Généalogie puisque par convention, c'est FranceGenWeb qui est chargé du catalogue de la FFG.
[http://genefede.eu/recherches/centre-de-documentation-genealogique.html Centre de Documentation Généalogique].

--Sandy-Pascal (discussion) 11 juin 2017 à 14:56 (CEST)

Cimetières par Christine FAGALDE

Après le transfert vers le nouveau serveur FGW en 2016 la base a grossi de plus de 60000 données en 6 mises à jour du site.
La base arrive bientôt à plus de 450 000 entrées. Les contributeurs ont été plus nombreux cette année.

Cousins par Jacques LOUVEL

Les Cousins représentent 110 sites départementaux (en incluant les DOM et TOM qui n'ont pas vraiment d'activité). Tous les sites sont actuellement hébergés par FranceGenWeb. Les 2 sites bretons déjà mentionnés les années passées (22 et 35) sont également en cours de reconstruction (les anciens sites sont hébergés chez Free et à l'abandon, le gestionnaire ne répondant toujours pas à nos demandes). Les sites actifs hébergent au total plus de 36200 listes qui représentent plus de 2931000 entrées patronyme-paroisse. Ces données donnent lieu à près de 413000 possibilités de cousinage (en légère baisse).
Il reste encore une vingtaine de sites en attente d’un gestionnaire (en augmentation depuis 2012 suite à la défection de gestionnaires non encore remplacés). La situation est résumée soit sur la carte du portail, [http://www.francegenweb.org/sitescgw/~tdb/TDBglobal.php Tableau de bord global] soit dans la page de [http://www.francegenweb.org/sitescgw/~annu/cgw_annuaire.php l’annuaire des gestionnaires].
On peut utilement comparer les tableaux de bord [http://www.francegenweb.org/sitescgw/~tdb/cgw_TDBglobal_20141231.php pour 2014] et [http://www.francegenweb.org/sitescgw/~tdb/cgw_TDBglobal_20151231.php pour 2015] (utilisez le retour du navigateur pour revenir à cette page)
Il est clair qu'un nouveau fonctionnement, avec plus de pages graphiques et consultables facilement sur smartphone, permettrait sans doute de relancer l'intérêt de nos pages.

Cultes par Alain LORANGE

La base CulteGenWeb, tenue par Robert Weinland, a été reprise par AL qui a amélioré l'ergonomie, réécrit en PHP la partie administration, et a étudié l'évolution de la structure de la base de données. Reprise de la mise à jour des données à partir de juin 2015, saisie au fil de l'eau et reprise de dossiers en attente.
A noter :
coté visiteurs : site entièrement opérationnel.
côté administration, seule la gestion unitaire est en fonction, l'intégration en masse par fichier inactive.
* 14 juillet : Fiches détaillées enrichies avec filiations, séparation des NOM et Prénoms (+ évolution structure et enregistrements de la base de donnée + fiabilisation). Évolution du formulaire de saisie en masse. Ouverture de la possibilité de l'indexation des religieux français à travers le monde (missionnaires, etc...) hors de France, consultation via continents.
* 21 aout : ouverture du département de Haute-Garonne (31) suite saisie premières données. Fiches détaillées enrichies avec sexe, fonction, religion et pseudonyme religieux. Travaux de mise à jour des données de ces nouvelles informations.
* 14 septembre 2015 : ouverture des 7 derniers départements de métropole et de 3 DOM.
Quelques chiffres :
juin 2015 : 18571 religieux, 223 déposants.
septembre 2015 : 18871 religieux, 227 déposants, 1620 communes
décembre 2015 : 19003 religieux, 227 déposants, 1658 communes
soit + 432 religieux (plus mise à jour des données suite ajout de compléments sur fiches et évolution du modèle de données impliquant la retouche de tous les fiches de religieux existantes)
Top 5 des départements avec le plus de communes : Dordogne, Meuse, Puy-de-Dôme, Ardèche, Ile-et-Vilaine
Projets 2016 :
continuer l'indexation des données de contributeurs (rythme calme : comment relancer les contributions ?) avec le souhait d'atteindre les 19500 religieux en 2016 et 20000 religieux en 2017.
traiter les 4 derniers dossiers en attente (environ propositions de 130 religieux à vérifier si déjà en base, modification ou ajout)
ouvrir avec des premières données les 3 DOM restant à ouvrir : Guyane, Mayotte et Wallis-et-Futuna (appel à contribution ?).
permettre l'ouverture de la base Culte à l'interrogation Multi-base FranceGenWeb.
réfléchir à la mise en place d'une indexation en ligne de religieux pour éviter la saisie, avec validation par administrateur.
réfléchir à une présentation de la carte de France en fonction du taux de communes avec des données.

Héraldique par Jacques .

Entraide par Sandy ANDRIANT
  • En 2016, la baisse s'est poursuivie (6588 demandes) principalement à cause du changement de serveur qui a bloqué le site durant les mois de janvier et février.
  • Beaucoup d'abandon de bénévoles et de coordinateurs.
  • L'accès privilégié "bénévoles actifs" n'a toujours pas été rétabli : les scripts utilisés sont dans le langage Javascript que je ne maîtrise pas.

--Sandy-Pascal (discussion) 11 juin 2017 à 15:03 (CEST)

LafayetteGenWeb par Guillaume ROELLY

Comme annoncé sur le blog le 29 janvier, le livre "Les Combattants Français de la guerre américaine" publié par le ministère des affaires étrangères en 1903." a été terminé d'indexer grâce au bénévole Mikaël Brault. On en arrive a un stade où toutes les nouvelles possibilités d'enrichissement de la base passent par une photographie des sources dans les centres d'archives militaires et les bénévoles y sont rares.

Memorial - base principale

géré par l'ACAM

Memorial - Recoupements 1914-1918

La base 1914-1918 est bien en marche avec mises à jour régulières

Monuments régimentaires

Paléographie-Traduction par Sandy-Pascal ANDRIANT

Ce service a traité 460 demandes de transcription en 2016.
  • Registres paroissiaux et État civil : 89, soit 19 % des demandes.
    • 84 actes des Registres paroissiaux ou d'état civil.
    • 4 actes en latin
    • 1 acte en occitan
  • Actes notariés : 371, soit 81 % des demandes
    • 233 Contrats de Mariage
    • 49 Testaments
    • 89 Divers actes notariés (Vente, Accord, Procès, Succession, Inventaire après décès, etc)
Les actes notariés ont représenté un total de 2070 pages transcrites par 2 bénévoles.
(En 2016, 1 bénévole est décédée et 1 autre a momentanément abandonné, ce qui a contraint à réduire le quota mensuel)
Cela représente une moyenne de 1 demande quotidienne de 5 pages.
C'était aussi un objectif de réduire la quantité de travail pour les bénévoles qui ont poursuivi l'aventure.

--Sandy-Pascal (discussion) 11 juin 2017 à 15:14 (CEST)

Protestants par Sandy-Pascal ANDRIANT

La base progresse doucement.
La base de données ProtestantsGenWeb contient actuellement :
  • 19433 familles (+ 2)
  • dans 1280 communes différentes (+ 1).
Ces données ont été déposées par 70 contributeurs bénévoles.

--Sandy-Pascal (discussion) 11 juin 2017 à 15:17 (CEST)

Traduction par Sandy-Pascal ANDRIANT

LES STATISTIQUES NE FONCTIONNENT PLUS

Le service traduction suit son cours, pas de problème particulier remontés. Plusieurs langues sont fermées faute de bénévoles.

  • breton
  • indonésien
  • irlandais
  • japonais
  • LATIN (1 seul bénévole compétent pour les actes notariés mais très surbooké ; longue attente sauf les BMS que je peux traiter)
  • letton
  • monténégrin
  • patois picard
  • polonais
  • roumain
  • russe
  • yougoslave
  • tchèque
  • thaï

--Sandy-Pascal (discussion) 11 juin 2017 à 15:24 (CEST)

Forums par Daniel H. et Christine F.

Vote du bilan moral 2016

Approuvez-vous le bilan moral 2016 de FranceGenWeb ?
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité

- Résultat du vote : voté

Rapport financier

--Purdey 5 décembre 2015 à 19:58 (CET)

Bilan année passée 2015

Le bilan pour l'année 2015 (au 15 décembre), est déficitaire d'environ 450 euros dont 240 imputables à l'année 2014.

Ce déficit est absorbé par nos réserves qui restent conséquentes (9000 euros)

Les cotisations et nouvelles adhésions sont en chute à 103 adhérents pour 2015 dont 40 nouveaux inscrits.
A relever: près de 25 virement bancaires.

Bilan sur sur la liste du CA en fichier pdf : https://fr.groups.yahoo.com/neo/groups/FranceGenWeb-bureau/files/AG%202015/Bilan%201%20complet%20FGW%202015.pdf (accès réservé au CA)

Pistes à étudier pour l'avenir:
  1. Faire mieux connaitre FGW, peut être en se remettant en question sur notre dynamisme et notre communication ?
  2. Faire plus appel à des cotisations volontaires:
  • Au travers de campagne de dons si on a des problèmes pour boucler le prochain budget,
  • En mettant plus en avant les avantages de la gratuité pour tous de nos services et faire appel a des adhésions
  • Participation a des manifestations généalogiques (gratuites) pour nous faire connaitre (il manque quelqu'un pour s'occuper de cet aspect de notre marketing)


Réponse AG : faire un dossier de demande d' association loi 1901, reconnue d’intérêt général, et faire une campagne de dons --Purdey 22 décembre 2015 à 22:25 (CET)

Vote du bilan financier 2016

Approuvez-vous le bilan financier 2016 ?
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* pour : unanimité

Bilan financier : approuvé

Election des membres du Conseil d'Administration

  • Composition du Conseil d'administration : Sandy-Pascal ANDRIANT, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY

Pour l'AG 2016 : Renouvellement de Jacques LOUVEL, Frédéric BEZIAUD infos commentaires

ont souhaité être toujours membres du C.A. : Sandy-Pascal ANDRIANT, Claude RENARD, Guillaume ROELLY
Y a -t-il des candidatures nouvelles pour entrer au Conseil d'Administration ? NON
Approuvez-vous la reconduction du Conseil d'Administration de FranceGenWeb actuel et le renouvellement des sortants ?
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité
Résultat du vote : Voté
Pour information : (le CA est renouvelé chaque année par tiers - art 11 des statuts).
AG 2014 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Jean PIONNIER

Renouvellement de Renaud ANZIEU, Jacques LOUVEL
Bernard VIALLON n'a pas souhaité renouveler sa candidature au Conseil d'Administration (sept 2014).

AG 2013 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Bernard VIALLON, Jean PIONNIER

Renouvellement de Christine FAGALDE, Fred BEZIAUD, Guillaume ROELLY, Sandy-Pascal ANDRIANT + nouvel entrant Jean PIONNIER

AG 2012 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Philippe BEAUVILLIERS, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Bernard VIALLON, Raymond SENEQUE.

Renouvellement de Philippe BEAUVILLIERS, Claire BIDAULT, Claude RENARD + Raymond SENEQUE entré en cours d'année 2011

AG 2011: Renouvellement de Renaud ANZIEU, Jacques LOUVEL, Jean-Louis MÉJECAZE + nouvel entrant Bernard VIALLON
AG 2010: Renouvellement de Christine FAGALDE, Dominique DUMONT, Frédéric BÉZIAUD et Guillaume ROELLY + nouveaux entrants Sandy-Pascal ANDRIANT et Yves VERGEZ.

Questions diverses

Sujet 1 : Augmentation de la Cotisation

La cotisation passera à 12 € en 2017.

Sujet 2 : Soutien financier à FGW

Proposer (via par exemple un post-it) de soutenir ponctuellement FGW par un don financier, sans pour autant adhérer, par exemple par virement. Fait. [http://dons-donations-et-legs http://www.associations.gouv.fr/1012-dons-donations-et-legs]

Appel à la générosité publique à l'échelon national

  • Une association peut aussi faire appel à la générosité publique à l'échelon national par le moyen de quêtes simultanées sur la voie publique, ou par l'utilisation de moyens de communication (site internet, campagne téléphonique, envoi massif de courriels ou de courriers postaux).

Dans ce cas, elle doit en demander l'autorisation en déclarant de façon précise :

  • les objectifs,
  • les moyens,
  • l'affectation prévisionnelle des sommes collectées

Cette déclaration doit être déposée ou adressée à la préfecture du département du siège social de l'association (à Paris, auprès du préfet de police). L'association doit tenir ensuite un compte annuel d'emploi des ressources collectées, conforme à un modèle réglementaire spécifique. Le compte d'emploi doit être consultable à l'adresse du siège social de l'association par tout adhérent, par tout donateur et par l'administration.


Sujet 3 : Dons déductibles a l'association

Suivant le nouveau code des impôts 2014
  • [http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;?idSectionTA=LEGISCTA000006191957&cidTexte=LEGITEXT000006069577 http://www.legifrance.gouv.fr]
Modifié par Décret n°2014-549 du 26 mai 2014 - art. 1
Comment envisager de pouvoir déduire des impôts des frais et quelle procédure employer dans l'association

  • [http://fiche%20de%20don http://www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptiveformulaire_5952/fichedescriptiveformulaire_5952.pdf]
  • [http://frais%20des%20benevoles http://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/Fiche_pratique_frais_des_benevoles_2014.pdf]
  • Déterminer quels frais peuvent être remboursés (déplacements AG, déplacement AD? , autre?) et sous le contrôle de qui (suivant les services FGW) ?

La complexité de la procédure fait que ce sujet n'a pas été abordé en AG.


Sujet 4 : Recherchons un généalogiste informaticien

  1. Entraide :
    1. Accès par Mon-Compte pour les bénévoles actifs


Sujet 5 : Evolution de FGW

Comment faire évoluer FGW ? et dans quel sens ?
Communication d'une lettre envoyée par Daniel HARRANGER - Adhérent n° 600 - Coordinateur Entraide 45, 89 et 18 par intérim - Coordinateur Aide à l'Entraide
Quelques observations pour alimenter le débat de l'AG.
Je suis un peu triste de voir la situation de l'entraide FGW se dégrader progressivement depuis quelques mois. À ce jour, la moitié ou presque des sites d'entraide sont fermés, et ce depuis plusieurs mois. Il y a même des sites que je n'ai jamais connus ouverts (le 58 par exemple).
Personnellement, j'assure le 45, le 89 et aussi le 18 par intérim. Pour ce faire, je fais souvent les demandes moi-même. Je n'ai jamais fermé de département, même si j'ai parfois proposé certains délais aux demandeurs. Je fais tout mon possible pour assurer "la vie" de ces départements.
Quant à l'aide à l'entraide, je ne suis par contre pas certain de continuer à l'assurer tant il est frustrant et gênant de ne pouvoir orienter les demandeurs vers des sites qui sont fermés et dont on ne sait quand ils rouvriront.
J'ai proposé à diverses reprises d'assurer la présence de FGW dans les salons et expositions, à titre entièrement gratuit comme je le faisais par le passé avec Dominique DUMONT. Sans retour sur ce sujet, nous sommes en train de nous débarrasser du matériel que nous avions acquis sur nos deniers et qui devient inutile. C'est un peu dommage car nous rencontrions beaucoup de généalogistes lors de manifestations toujours intéressantes, ce qui, tout de même, peut enrichir les rouages de l'association et alimenter une dynamique.
Bref, je constate que FGW est sur une pente négative et cela me parait grave car quand la pompe est désamorcée ... Il serait dommage que ce magnifique service disparaisse.

Sujet 6 : Noms de domaine

Actuellement nous avons quelques noms de domaine

dont lozeregenweb.org et lozeregeweb.net suite a un different avec une association qui utilisait ce nom hors Francegenweb le nom de domaine lozeregenweb.net est a rtenouvele mais est ce bien utile de continuer a le faire ?

tous les autres noms de domaine ont ete renouveles en decembre 2015 --Purdey 21 décembre 2015 à 12:07 (CET)

RESILIER OU LAISSER COURIR A SON TERME LE SERVEUR MEMORIALGW

Cloture de l'Assemblée Générale Ordinaire

un très grand merci pour les adhésions, pour les pouvoirs et pour les présents.

Réunion du Conseil d'Administration

Election du bureau

-- le 20 juin 2017 -- Réunion virtuelle en ligne via le groupe « Bureau ». Ordre du jour : Composition du Bureau FranceGenweb

Election du Président - Qui se présente ? Jacques Louvel
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité
Election du Trésorier - Qui se présente ? Christine Fagalde
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité
Election de la trésorière adjointe - Qui se présente ? Claire Bidault
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité
Election du Secrétaire - Qui se présente ? Sandy Pascal
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité
Election du représentant auprès de la FFG - Qui se présente ? / sortant-e : Claude Renard
* Vote contre : 0
* Abstention : 0
* Vote pour : unanimité

Composition du bureau :

Trésorière : Christine Fagalde
Trésorière adjointe : Claire Bidault
Secrétaire : Sandy-Pascal Andriant
Président : Jacques Louvel
Présidente honoraire : feue Andrée Parbelle.

Clôture de la réunion du Conseil d'Administration

CR validé par le CA le **/**/2017